Hoe de NS dankzij SAP BRIM de reiziger van deur tot deur ontzorgt

De Nederlandse Spoorwegen wil fungeren als een complete mobiliteitsaanbieder. Door deze ambitie stond de vervoerder voor de complexe uitdaging om miljoenen transacties op de juiste manier te verwerken en af te dragen aan partners. Blueberry ICT hielp om oude legacy applicaties te vervangen door SAP BRIM en de vervoerder zo weer op het juiste spoor te krijgen.

De Nederlandse Spoorwegen (NS) is de uitbater van een van de drukst bereden spoorwegennetten ter wereld. Daarnaast biedt het bedrijf inmiddels vele andere diensten aan om reizigers zo goed mogelijk van A naar B te brengen. Denk aan het huren van een OV-fiets, reizen met bus, tram of metro, het huren van een deelauto of elektrische scooter en het reserveren van een parkeerplek op een P+R parkeerterrein.

NS Trein

Op deze manier speelt de NS in op de toenemende vraag naar Mobility as a Service, oftewel MaaS. Volgens onder meer de Rijksoverheid en TNO is MaaS nodig om de druk op het openbaar vervoer in de spits in goede banen te leiden, en speelt het in op de behoefte van reizigers om op elk moment het vervoermiddel te kunnen kiezen dat voor hem het gunstigst is.

Al deze mobiliteitsoplossingen waren bij de NS gestoeld op verschillende legacy applicaties. Met de introductie van NS Flex, waarbij reizigers achteraf betalen voor reizen, nam het aantal facturen fors toe en kwam de vervoerder voor een grote uitdaging te staan. De NS schatte namelijk in dat op lange termijn de legacy applicaties waarschijnlijk onvoldoende schaalbaar zouden zijn om mee te groeien en daarnaast werd er getwijfeld aan de robuustheid van het facturatieproces.

Daarom ging de NS op zoek naar een nieuwe toekomstbestendige oplossing. Erik van den Brink, product Owner Postpaid bij de NS, vertelt over de reis die zij samen met Blueberry ICT maakten en hoe de vervoerder op zijn eindstation is gekomen.

Complexiteit grootste uitdaging

Door de uitgesproken ambities stond de NS volgens Van den Brink voor een van de meest complexe technische uitdagingen waar de vervoerder ooit mee te maken heeft gekregen.

“Dagelijks reizen er anderhalf miljoen mensen op verschillende manieren met de NS. Om een complete mobiliteitsaanbieder te worden is het zaak om naast onze eigen diensten ook die van derden te verlenen en in rekening te brengen. Doordat die betaalstromen bij andere partijen vandaan komen, moeten deze vaak ook op een andere manier worden afgehandeld. Onze legacy applicaties konden dat onvoldoende ondervangen.”

Het startpunt van de NS voor deze reis vormde een lange blauwdrukfase voor het ontwerp van de nieuwe applicatie. De vervoerder had een uitgebreid landschap met diverse processtromen en wilde voorkomen dat een applicatie zou worden neergezet die niet binnen dat landschap zou passen.

In deze fase werd al snel duidelijk dat SAP een mogelijke oplossing zou kunnen zijn. “We gebruikten SAP voornamelijk als traditioneel ERP systeem. Van daaruit besloten we voor SAP BRIM een ‘proof of concept’ te doen en zochten een partner die ons daarbij kon ondersteunen. Via via kwamen we terecht bij Blueberry ICT”, aldus Van den Brink.

Gezamenlijk werden eerst het losse verkoopproces en NS Flex onder handen genomen, om zo te testen of het ontwerp ook in de praktijk zou werken. Na een succesvolle test vormde dit een goede basis om de andere verkoopstromen ook te vernieuwen.

Betalingen lopen als een trein dankzij SAP BRIM

Omdat de NS opbrengsten en afdrachten wilde kanaliseren bleek SAP BRIM dankzij onder meer convergent charging een ideale oplossing. Convergent charging kan zowel in realtime als in batchmodus worden gebruikt en biedt hybride prepaid- en postpaiddiensten, om op deze manier complexe situaties eenvoudig af te handelen.

Via het afdracht framework van SAP BRIM kan op basis van de miljoenen transacties die de NS dagelijks verwerkt, eenvoudig een verdeling worden gemaakt van de opbrengsten waar de vervoerder zelf recht op heeft, en afdrachten die toegekend dienen te worden aan haar partners.

Convergent charging doet daarbij niet alleen ingewikkelde prijsberekeningen, maar maakt het ook mogelijk om complexe bedrijfsregels samen te brengen en daar een resultaat uit te vormen. Op deze manier zorgt convergent charging ervoor dat de juiste factuur bij de klant komt.

Stel dat iemand de trein uitstapt en vergeet uit te checken, maar bij het instappen is er wel ingecheckt. Op basis van reispatroon herkenning kan de uitstaplocatie worden bepaald. Daarmee kan dankzij convergent charging voorkomen worden dat de reiziger een correctietarief moet betalen.

Één van de grote voordelen van convergent charging ten opzichte van een ouderwetse ECC omgeving is dat het erg visueel is ingesteld. Ontwikkelen gebeurt door middel van ‘drag and drop’ functies, waarbij heel snel en accuraat tarieven kunnen worden gebouwd. Doordat convergent charging daarbij gebruikmaakt van standaard functies, wordt de kans op fouten significant gereduceerd.

Volgens Van den Brink heeft SAP BRIM de NS al de nodige besparingen opgeleverd en stelt het de organisatie in staat om snel nieuwe producten uit te rollen. “Waar we in onze vorige legacy applicaties al snel een dag bezig waren om nieuwe onderdelen uit te rollen, kunnen we dat nu in een paar uurtjes in de nacht realiseren. Daarnaast is het ook veel eenvoudiger om fouten te herstellen.”

Proactief en verantwoordelijkheidsgevoel

Van den Brink is erg tevreden over de samenwerking met Blueberry ICT en dan met name over de kwaliteit van de consultants. “We begonnen met twee consultants en inmiddels zitten er vijf bij ons in het team. Wat mij daar vooral bij opvalt is dat ze proactief zijn en verantwoordelijkheid voelen. Daarbij doen de consultants niet alleen de zaken die wij van ze vragen, maar nemen zij ook initiatief om het nog beter te maken.”

Mede daarom blijft de NS ook samenwerken met Blueberry ICT voor de verdere uitfasering van de legacy applicaties. “Een van de onderdelen is dat we de overstap maken naar S4/HANA. Het betekent naast nieuwe techniek dat er ook organisatorisch zaken gaan veranderen in onder meer de governance. Dat is een van de bepalende punten in onze roadmap.”