Royal FloraHolland is de spin in het web van de wereldwijde handel in sierteeltproducten en heeft een voortrekkersrol in de verdere digitalisering van de sector. Dankzij de uitrol van het nieuwe onafhankelijke online platform Floriday, en de implementatie van SAP BRIM, handelt de organisatie dagelijks vele tienduizenden transacties succesvol af.
Royal FloraHolland is een coöperatieve organisatie, die al meer dan honderd jaar kwekers en kopers bij elkaar brengt. Zij zijn inmiddels uitgegroeid tot hét B2B-platform voor de wereldwijde sierteelt.
Een van de strategische doelstellingen van Royal FloraHolland is om de sector verder te digitaliseren en de organisatie neemt daarin zelf het voortouw. Waar de traditionele veilingklok plaatsmaakte voor de digitale klok en directe handel, digitaliseerde Royal FloraHolland ook de handel zelf. Een van de belangrijkste stappen daarin was de lancering van Floriday, een digitaal platform om gecentraliseerd bloemen en planten te verhandelen.
Royal FloraHolland ging op zoek naar een partner die hun kon ondersteunen in dit proces en kwam uit bij Blueberry ICT. Tom van der Zee, Business Technology Manager Business Support bij Royal FloraHolland, vertelt hoe zij samen met Blueberry ICT ervoor gezorgd hebben dat Floriday en daarmee de verdere digitalisering van de organisatie tot bloei is gekomen.
Blueberry ICT en BRIM
De digitale omgevingen van Royal FloraHolland waren jarenlang voor een groot deel gebaseerd op maatwerkoplossingen en volgens Van der Zee niet toekomstbestendig. “De maatwerkoplossingen waren destijds ontwikkeld door mensen die inmiddels richting de pensioengerechtigde leeftijd gingen, waardoor de opgebouwde kennis verloren zou gaan. Daarnaast liepen er diverse processen langs elkaar heen, wat zorgde voor inefficiëntie en een grotere kans op fouten.”
Uiteindelijk koos Royal FloraHolland om een aantal van deze maatwerkoplossingen te vervangen door SAP BRIM en startte de organisatie in 2011 zijn zoektocht naar een geschikte partner voor de implementatie daarvan. “Als coöperatie zochten wij een partner die goed bij ons aansloot en ook dezelfde mindset had. Blueberry ICT voldeed aan deze wensen en is in de afgelopen jaren met ons meegegroeid.”
Al snel na de uitrol van SAP binnen Royal FloraHolland volgde de implementatie van SAP BRIM, destijds de eerste implementatie voor een bedrijf in Nederland. Blueberry ICT werd vervolgens strategisch partner en preferred supplier van Royal FloraHolland, om zo te helpen met de transitie en verdere uitfasering van de maatwerkoplossingen.
Floriday als handelsplatform
Een van de belangrijkste ontwikkelingen voor Royal FloraHolland in de digitalisering was de lancering van zijn digitale platform Floriday. Wekelijks zijn er 5.000 kwekers en kopers uit 45 landen actief op Floriday en vinden er meer dan 180.000 transacties plaats.
Kenmerkend is dat de organisatie te maken heeft met hoge piek- en verwerkingsmomenten. Vooral rondom feestdagen komen er binnen een paar uur honderdduizenden transacties binnen, die vervolgens in een aantal uur gefactureerd en betaald moeten worden. Wat Royal FloraHolland daarbij vrij uniek maakt is dat het zelf nooit eigenaar is van de bloemen en planten, maar dat deze wel in de boeken staan.
Een van de belangrijkste uitdagingen was daarom om de performance van SAP BRIM zo optimaal mogelijk in te richten, zodat de continuïteit ook tijdens piekmomenten is gewaarborgd en afspraken met klanten nagekomen kunnen worden.
Daarnaast waren er nog een aantal zaken om rekening mee te houden:
- Internationale wet- en regelgeving
- Internationale btw-afhandeling
- Specifieke afwikkelingen voor bepaalde klanten
Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen is gekozen voor een gefaseerde aanpak. Op deze manier konden handmatige processen, zoals het verwerken van facturen en het controleren van aangeleverde Excel-sheets, worden gestandaardiseerd.
Via een realtime koppeling met SAP kunnen er nu online berekeningen worden gemaakt voor orderbedragen en het winkelmandje. Zodra een bestelling is geplaatst, wordt deze via SAP naar zowel de koper als verkoper verrekend.
Daarbij wordt er rekening gehouden met verschillende tarieven en btw-regelgeving die voor (internationale) klanten gelden. Doordat dit nu in één systeem is opgezet zijn bepaalde processen gestandaardiseerd, waardoor Royal FloraHolland minder afhankelijk is van handmatige processen. Dit verkleint de foutmarge en zorgt er tevens voor dat audits soepeler verlopen.
Digitaal exceleren
Wat Van der Zee vooral positief opvalt aan de samenwerking met Blueberry ICT is de pragmatische insteek en duidelijke communicatie. “Daarbij is Bueberry ICT een echte nichepartij met de juiste expertise in huis over SAP BRIM. Het stelt hen in staat om ons van de juiste adviezen te voorzien en ons echt te ontzorgen.”
Dankzij de succesvolle implementatie van SAP BRIM in Floriday wil RoyalFloraHolland dit verder uitrollen binnen de organisatie. Royal FloraHolland blijft dan ook de komende jaren samenwerken met Blueberry ICT om de organisatie verder te digitaliseren. “We gaan onder meer samen scenario’s uitzetten om SAP BRIM naar S4/HANA brengen, wat naar verwachting eind 2023 of begin 2024 zal plaatsvinden. Op deze manier hopen we digitaal voorop te blijven lopen in de sector en deze te helpen zich online verder te ontwikkelen.”
