Hoe Vattenfall InCharge succesvol de transitie maakte naar een pan-Europees factureringsysteem

Vattenfall wilde voor InCharge, de divisie gericht op e-mobility, meer controle krijgen over zijn prijsmodel en een gedegen factureringssysteem creëren. Om dit te realiseren werd de hulp van Blueberry ICT ingeschakeld en implementeerden zij samen SAP BRIM, een schaalbare oplossing waarmee Vattenfall nu moeiteloos miljoenen records per maand aan kan.

Vattenfall is de grootste energieleverancier van Nederland en ziet het toenemende gebruik van elektrische voertuigen in Europa als een kansrijke markt. Daarom ontwikkelt Vattenfall een eigen oplaadinfrastructuur genaamd InCharge, dat met meer dan 100.000 oplaadpunten in Nederland, Duitsland, Noorwegen en Zweden tot een van de grootste oplaadnetwerken van Europa behoort.

De uitrol naar een Europees oplaadnetwerk leidde ertoe dat Vattenfall voor een aantal belangrijke uitdagingen kwam te staan, waaronder het realiseren van een gedegen factureringssysteem.

De energieleverancier zocht mede daarom naar een partner om deze transitie in goede banen te leiden en kwam uiteindelijk bij Blueberry ICT terecht. Harm Schuil, project manager Customer & Solutions bij Vattenfall, vertelt hoe zij samen met Blueberry ICT dit proces hebben aangevlogen en wat de belangrijkste resultaten zijn.

SAP BRIM voor Pan-Europese oplossing

De grootste uitdaging voor Vattenfall bij de start van het project was om synergie te creëren. E-mobility was namelijk bij de energieleverancier nog per land geregeld, wat volgens Schuil tot de nodige problemen in de facturering leidde. “Ieder land had bijvoorbeeld zijn eigen manier van werken en zaken werden vaak nog handmatig verwerkt. Hierdoor was het facturatieproces niet alleen traag, maar ook de controle op juistheid en volledigheid erg tijdrovend.”

Ook was het belangrijk om het prijsmodel op de juiste manier te ontwerpen, zodat Vattenfall klanten meerdere proposities aan kon bieden met een kortere time-to-market.

Daarnaast is de energieleverancier in onder meer Noorwegen en Zweden actief. Omdat deze landen een eigen munt hanteren, heeft de energieleverancier te maken met wisselkoersen en zijn er gedegen banking en treasury interfaces nodig.

Verder moest de oplossing goed kunnen integreren binnen bestaande processen van Vattenfall en onder meer gekoppeld worden aan Microsoft Dynamics 365, het platform waar de informatie voor de laadsessies vandaan komen en de MyInCharge-omgeving voor de klant.

Schuil: ”Wij wilden mede daarom de verschillende werkwijzen die ieder land hanteerde samenbrengen tot één pan-Europees systeem met daarbij gestandaardiseerde processen, dat gekoppeld zou zijn aan onze corporate finance systemen.”

Bij het zoeken naar een geschikte oplossing kwam SAP BRIM al snel naar voren, mede omdat Vattenfall SAP ook al jaren naar tevredenheid voor andere zaken inzet. “Wat ons met name aansprak aan SAP BRIM was de betrouwbaarheid en schaalbaarheid van het flexibele framework. Daarnaast boden de prijs- en factuurfunctionaliteit ons veel mogelijkheden.”

SAP Brim

SAP BRIM maakt het onder meer mogelijk om verschillende flexibele verbruiksmodellen op te zetten. Het is een modulaire oplossing die is ontworpen om de levenscyclusprocessen van ontwerp, verkoop, levering en facturering te optimaliseren.

Gefaseerde implementatie met ervaren partner

Omdat het opzetten van prijsmodellen in SAP BRIM voor Vattenfall nieuw was, zochten zij een partij met de juiste expertise hierin. Een betrouwbare partner met bewezen ervaring in de implementatie van SAP BRIM waren volgens Schuil de belangrijkste voorwaarden.

“We spraken met verschillende partijen en kozen uiteindelijk voor Blueberry ICT, mede omdat zij marktleider zijn in dit segment. In de eerste gesprekken werd direct duidelijk dat zij kennis van zaken hadden en sprak ons ook hun no-nonsense aanpak aan. Blueberry ICT heeft bewezen om complexe bedrijfsvraagstukken om te kunnen zetten in goede IT-oplossingen en heeft eerder al voor onder meer de NS en FloraHolland BRIM-implementaties verzorgd. Samen met andere projecten die zij al voor Vattenfall hadden verzorgd gaf dit voor ons de doorslag om met hen in zee te gaan.”

Op basis van een aantal ruwe vereisten werd een compact agile team opgezet, met daarin vier developers van Vattenfall en Blueberry ICT. Een van de vereisten van Vattenfall was om rekening te houden met de hoge veiligheidstandaarden waar de energieleverancier vanwege zijn vitale infrastructuur aan gecommitteerd is.

De developers zijn vervolgens samen aan de slag gegaan met een complete SAP ERP-installatie en uitgebreid met BRIM-modules. Vanwege het internationale karakter is ervoor gekozen om een volledig zelfstandige SAP-module neer te zetten, die alle landen waarin InCharge actief is ondersteunt. Ongeveer acht maanden na de start van het project werd de eerste factuur verstuurd. Vervolgens zijn de onderdelen gefaseerd uitgerold, waarbij eerst voor alle landen de eenmalige facturering is gedaan en daarna de verbruiksfacturen.

Tijdens dit proces is naast BRIM ook FI-CA (Finance and Contract Accounting) geïmplementeerd. FI-CA is een subgrootboek boekhoudsysteem binnen SAP, dat voor diverse industrie specifieke oplossingen wordt ingezet en een grote mate van flexibiliteit biedt.

Gedurende het proces zijn er ook diverse nieuwe oplossingen voor Vattenfall bedacht. Zo zijn er Adobe-formulieren in SAP geïntegreerd, wat de energieleverancier meer flexibiliteit geeft bij het opstellen van facturen. Daarnaast is een archiveringssysteem opgezet om alle documenten in te archiveren en een e-mail client om klanten te informeren zodra de factuur gereedstaat.

Uiteindelijk nam de complete implementatie van SAP BRIM en uitrol naar de verschillende landen anderhalf jaar in beslag.

Vasthoudendheid en een stap verder gaan

Vattenfall heeft dankzij de implementatie nu veel meer controle over het prijsmodel en mogelijkheden om prijsproposities in de markt te zetten. Schuil is dan ook zeer te spreken over de gerealiseerde oplossing. “Het nieuwe landschap geef business control zeer veel inzicht, waardoor er beter gestuurd kan worden op winstgevendheid. Ook kunnen wij nu veel sneller inspelen op marktontwikkelingen.”

Verder wijst hij op de verbeterde snelheid en betrouwbaarheid van de applicatie. “Waar het eerst zes weken duurde voordat we wisten of de facturatie volledig was afgerond, is dat teruggebracht tot een halve dag. Daarbij kan het nieuwe systeem nu moeiteloos miljoenen records per maand aan.”

Schuil is daarbij ook erg te spreken over de samenwerking met Blueberry ICT. “Ze zijn een zeer prettige, kundige en gedreven partner. Naast gedegen IT-kennis brengen ze ook business proces kennis en financiële expertise mee. Denk bijvoorbeeld aan de afhandeling van btw in verschillende landen. De waarde van deze diepgaande kennis en ervaring wordt naar mijn mening nog wel eens door organisaties onderschat. Het is iets waarmee Blueberry ICT zich onderscheidt van andere IT-partijen en de kwaliteit van hun producten verhoogt.”

Ook roemt Schuil de vastberadenheid van Blueberry ICT om van het project een succes te maken. “In het begin wisten wij nog niet precies waar wij naar op zoek waren. Dan is het fijn als je iemand inhuurt die je daarbij helpt. Op basis van scherpe discussies over hoe je bepaalde zaken wilt inrichten werd de scope van het project al snel duidelijk. Daarbij gaat Blueberry ICT door hun financiële kennis vaak net een stap verder dan de gemiddelde developer om het product echt op maat te maken. Ze kwamen daarbij tijdens het gehele project altijd tijdig hun beloftes na.”

Blueberry ICT blijft mede daarom betrokken bij e-mobility van Vattenfall, door deels het functioneel beheer te verzorgen en ook mee te werken aan de toekomstige ontwikkeling van het platform.